Stadgar för föreningen Tanums Släktforskare
Stadgarna antogs första gången vid föreningens bildande 30 november 1988 under sammanträde på Tanums Bibliotek. Stadgarna reviderades genom beslut vid årsmötet 2001-02-24 och föreningsmötet 2001-09-22, vilka båda hölls i Röda Rummet, Fjällbackaservice.
Ny revision beslutades vid ordinarie årsmöte 2025-03-22 och extra årsmöte 2025-10-25, bägge i Röda Rummet, Fjällbackaservice.
§ 1 Föreningens namn och ändamål
Föreningens namn är Tanums Släktforskare.
Tanums Släktforskare är en ideell förening vars ändamål är att främja släktforskning.
Föreningens medlemmar kan vid årsmötet besluta om anslutning till ett eller flera föreningar/förbund.
§ 2 Medlemmar
Medlem i Tanums Släktforskare är den som betalar årsavgift. En medlem har rösträtt och kan väljas till olika funktioner i föreningen.
Endast fysisk person kan vara medlem i Tanums Släktforskare.
Hedersmedlemmar utses vid årsmötet som erkänsla för värdefulla insatser till gagn för Tanums Släktforskare och dess ändamål.
§ 3 Avgifter
Vid föreningens årsmöte fattas beslut om årsavgift för nästkommande kalenderår. Hedersmedlem erlägger ingen årsavgift.
§ 4 Styrelse
Föreningens angelägenheter handhas av en styrelse som väljs vid årsmötet och ska bestå av ordförande, fyra ledamöter och två ersättare. Ordföranden väljs för ett år, övriga ledamöter och ersättare för två år. Valen ska ske så att hälften av platserna står till förfogande varje år. Styrelsen utser inom sig funktionärer.
Årsmötet väljer två revisorer och en ersättare, samtliga på ett år.
Samtliga styrelse- och revisorsuppdrag är oavlönade.
Styrelsen sammanträder på ordförandens kallelse eller om minst tre ledamöter så begär. Ersättarna kallas till alla sammanträden.
Styrelsen är beslutsmässig om minst halva antalet ledamöter är närvarande. Ersättare har alltid yttranderätt, och vid ordinarie ledamots frånvaro rösträtt. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst, utom vid val som avgörs genom lottning.
Styrelsemötena ska protokollföras. Styrelsen ska föra en medlemsförteckning.
§ 5 Räkenskaper
Föreningens räkenskaper ska föras per kalenderår. Senast en månad innan årsmötet ska styrelsen tillställa revisorerna protokoll, räkenskaper och förvaltningsberättelse avseende föregående kalenderår. Senast 14 dagar innan årsmötet ska revisorerna avge berättelse över granskningen och lämna förslag angående ansvarsfrihet för styrelsen.
§ 6 Årsmöte
Tanums Släktforskare ska hålla årsmöte senast 31 mars. Kallelse ska ske senast 14 dagar innan årsmötet genom utskick till medlemmarna per e-post eller annat digitalt kommunikationsmedel samt till övriga per post. Vid årsmötet ska följande ärenden tas upp:
- Mötet öppnas
- Val av ordförande att leda förhandlingarna
- Val av sekreterare att föra protokoll
- Val av två justerare och rösträknare att jämte ordföranden justera protokollet
- Fråga om mötet blivit behörigt utlyst
- Dagordningen fastställs
- Styrelsens verksamhetsberättelse och redovisning
- Revisorernas berättelse
- Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen
- Beslut om budget för innevarande år och årsavgift för följande år
- Förslag och rapporter från styrelsen
- Förslag från medlemmar. Förslagen ska vara inlämnade till styrelsen senast en månad före årsmötet.
- Val av ordförande
- Val av styrelseledamöter och ersättare
- Val av revisorer och ersättare
- Beslut om antal ledamöter i valberedningen och val av dessa
- Övriga ärenden
- Mötet avslutas
§ 7 Övrig verksamhet
Övrig verksamhet i Tanums Släktforskare planeras och beslutas av styrelsen utifrån föreningens förutsättningar och medlemmarnas önskemål.
Om revisorerna finner nödvändigt eller om minst en tredjedel av föreningens medlemmar så önskar, ska styrelsen kalla till extra föreningsmöte. Kallelse ska ske senast 14 dagar innan årsmötet genom utskick till medlemmarna per e-post eller annat digitalt kommunikationsmedel samt till övriga per post.
Vid mötet äger varje medlem en röst. Röstning kan ske genom fullmakt. Omröstning eller val sker öppet eller, om så begärs, genom slutna sedlar. Vid lika röstetal gäller ordförandens mening, förutom vid val, som då avgörs genom lottning.
§ 8 Ändring av stadgarna
Ändring av Tanums Släktforskares stadgar sker genom samstämmiga beslut vid två på varandra följande möten, varav det ena ska vara årsmöte. Frågan om ändring av stadgarna ska framgå av kallelserna till mötena.
§ 9 Föreningens upplösning
Föreningen Tanums Släktforskares upplösning ska ske vid ett föreningsmöte, där minst två tredjedelar av mötesdeltagarna röstar för en nedläggning. Frågan om föreningens upplösning ska framgå av kallelsen till mötet. I händelse av föreningens upplösning ska dess samlingar och övriga tillgångar överlämnas till Kville Hembygdsarkiv för främjande av släktforskning i Tanums kommun.
